Hola a todos. Últimamente, he estado dándole vueltas a un tema que, creo, a todos nos ha tocado vivir en la oficina, para bien o para mal: el feedback o retroalimentación. Todos hemos estado en ambos lados de la mesa. Hemos sentido ese nudo en el estómago antes de una evaluación de desempeño, y también hemos tenido esa conversación incómoda en la que intentamos decirle a un colega que algo no va del todo bien.

Recuerdo una vez, hace ya varios años, que un jefe se sentó conmigo. Yo esperaba la típica lista de errores, la clásica reprimenda o regaño disfrazado de “crítica constructiva”. Pero en lugar de eso, la conversación fue… diferente. Empezó reconociendo un par de aciertos en un proyecto reciente, de una forma tan genuina que me desarmó por completo. Luego, con ejemplos claros, me señaló dónde podríamos haberlo hecho mejor, no como un fallo mío, sino como una oportunidad para el equipo. Por primera vez, salí de una de esas reuniones sintiéndome motivado y no derrotado.

Esa experiencia me hizo pensar mucho. El feedback no tiene por qué ser un trago amargo. Cuando se hace bien, es quizás la herramienta más poderosa que tenemos para crecer profesionalmente y para fortalecer a nuestros equipos. No es una ciencia exacta, es más bien un arte. Y como cualquier arte, requiere intención, práctica y, sobre todo, una perspectiva humana.

Por eso, he querido ordenar mis ideas, no como un manual de experto (que no lo soy), sino como una guía de reflexiones, unos pasos que he observado que funcionan para transformar una conversación potencialmente difícil en un motor de crecimiento real.

Una Guía Práctica para el Arte del Feedback

Veo esto como un proceso en cuatro etapas clave. Saltarse cualquiera de ellas es como intentar pintar un cuadro sin preparar el lienzo: el resultado probablemente no será el que esperamos.

Paso 1: La Preparación – El Trabajo Invisible que lo Cambia Todo

Antes de siquiera abrir la boca, hay un trabajo previo fundamental. La improvisación aquí es nuestra peor enemiga, porque nos lleva a hablar desde la emoción del momento y no desde la razón constructiva.

Entender el “Porqué” Antes del “Qué”

Lo primero que me pregunto es: ¿cuál es mi verdadera intención? ¿Quiero desahogarme por una frustración? ¿Quiero “ganar” una discusión? ¿O realmente quiero ayudar a esta persona y al equipo a mejorar? Si la respuesta no es la última, es mejor callar, tomar un café y reevaluarlo más tarde.

El objetivo del feedback no es señalar un error, sino abrir una puerta hacia una solución. Debe ser una invitación al desarrollo, no un juicio. Cuando el propósito es genuinamente ayudar, todo el tono de la conversación cambia.

Buscar el Momento y el Lugar Adecuado

Parece obvio, ¿verdad? Pues es uno de los errores más comunes que he visto. Dar feedback en un pasillo, con gente alrededor, o cinco minutos antes de una reunión importante, es la receta perfecta para el desastre. La persona se sentirá expuesta, se pondrá a la defensiva y nuestro mensaje, por muy bueno que sea, se perderá por completo.

Un espacio privado, sin interrupciones y con tiempo suficiente, le dice a la otra persona: “Valoro esta conversación y te respeto”. Es una señal no verbal que prepara el terreno para la confianza.

Paso 2: La Conversación – Construyendo un Diálogo, no un Monólogo

Aquí es donde empieza el verdadero arte. La forma en que enmarcamos nuestras palabras es crucial para que el mensaje sea recibido como un regalo y no como un ataque.

Ser Específico y Basarse en Hechos, no en Juicios

Frases como “eres muy despistado” o “tu actitud no es la correcta” son abstractas y suenan a ataque personal. No ofrecen nada concreto sobre lo que trabajar. El cambio no sería poderoso.

En lugar de decir: “No eres un jugador de equipo”, podríamos intentar con algo como: “He notado que en las últimas reuniones del proyecto Z, tus aportes han sido más individuales. Me gustaría entender tu perspectiva y ver cómo podemos integrar mejor tus ideas con las del resto del equipo, porque tu visión es importante”.

El primer comentario genera una barrera; el segundo, invita a la colaboración. Se basa en una observación concreta (reuniones del proyecto Z) y muestra el impacto (integrar mejor las ideas). Esto es clave en cualquier empresa; no se trata solo de la administración de personal en un sentido burocrático, sino de gestionar las interacciones humanas que definen el día a día.

Hablar del Impacto, no Solo de la Acción

Una buena práctica es conectar la acción observada con su consecuencia directa. Esto ayuda a la persona a entender por qué estamos teniendo esa conversación.

Por ejemplo, en lugar de “Llegaste tarde a la presentación”, podríamos decir: “Cuando llegaste diez minutos tarde a la presentación con el cliente, tuvimos que empezar sin ti y perdimos la oportunidad de que presentaras tu parte, que era fundamental. Me preocupó que diéramos una imagen de desorganización”.

Aquí no estamos juzgando a la persona, sino describiendo una cadena de eventos y su impacto en un objetivo común. Despersonaliza el “fallo” y lo enfoca en el resultado del trabajo.

Paso 3: La Escucha Activa – La Parte del Arte que Solemos Olvidar

Hemos hablado, hemos expuesto nuestros puntos de vista de forma constructiva. Ahora viene lo más difícil y, en mi opinión, lo más importante: callar y escuchar.

El feedback no es un discurso. Es, o debería ser, el inicio de un diálogo. Una vez que hemos presentado nuestra observación, una pregunta como “¿Cómo lo ves tú?” o “¿Hay algo que yo no esté considerando?” es fundamental.

La respuesta puede sorprendernos. Quizás la persona tenía una sobrecarga de trabajo que desconocíamos, un problema personal, o simplemente una perspectiva completamente diferente sobre la situación. Si no damos ese espacio para la réplica, estamos asumiendo que tenemos toda la verdad, y eso casi nunca es así. Escuchar activamente, sin interrumpir y tratando de entender su punto de vista, es lo que convierte una crítica en una conversación colaborativa.

Paso 4: El Cierre y el Seguimiento – Creando un Camino a Seguir

Una conversación de feedback que termina sin un plan de acción es, en gran medida, una conversación perdida. La energía generada se disipa si no se canaliza hacia algo concreto.

Acordar los Próximos Pasos Juntos

El final de la charla debería centrarse en el futuro. “¿Qué podemos hacer diferente la próxima vez?” es la pregunta clave. Y la palabra “podemos” es importante, porque implica un compromiso mutuo. Quizás la solución implique un cambio por parte de ambos.

Definir uno o dos pasos concretos y realistas es mucho más efectivo que terminar con un vago “espero que esto mejore”. Estos pasos acordados son la hoja de ruta que transforma la intención en un cambio real. Pienso que este es el verdadero objetivo de recursos humanos: no solo señalar brechas, sino facilitar las herramientas y los caminos para cerrarlas.

Terminar con una Nota de Apoyo

Cerrar la conversación reforzando la confianza en la persona es vital. Algo como “Confío en que juntos podemos mejorar esto” o “Aprecio que hayamos podido hablar de esto abiertamente” deja una sensación positiva y refuerza la relación.

Y no nos olvidemos del seguimiento. Un simple “¿cómo vas con lo que hablamos?” una semana después demuestra un interés genuino y que no fue solo una reprimenda pasajera.

El Rol de la Tecnología en el Arte del Feedback

Vivimos en una era digital, y sería ingenuo no pensar en cómo la tecnología afecta a este “arte”. Por un lado, el feedback a través de un chat o un correo electrónico puede ser terrible. Se pierde el tono, el lenguaje corporal, y un comentario bien intencionado puede leerse como un ataque pasivo-agresivo. Para conversaciones importantes, nada supera el cara a cara (o una videollamada, si no hay más remedio).

Sin embargo, la tecnología, bien utilizada, puede ser una aliada formidable. Las plataformas modernas del departamento de recursos humanos están diseñadas para estructurar y facilitar este proceso, eliminando la aleatoriedad y el “se me olvidó”. Permiten crear un historial equilibrado, donde no solo se registran las áreas de mejora, sino también los logros y reconocimientos.

Herramientas como las evaluaciones 360 grados, que recogen percepciones de colegas, supervisores y subordinados, enriquecen enormemente la conversación. Dejan de ser la opinión única de un jefe para convertirse en una visión más completa y objetiva del desempeño de una persona. Saber qué es recursos humanos en una empresa hoy en día es entender que su función también es implementar tecnología que fomente una cultura más justa y transparente.

¿Cómo HTIS Facilita una Cultura de Feedback Constructivo?

Hablando de tecnología, he visto cómo sistemas integrados como HTIS pueden ser el andamiaje perfecto para construir esta cultura de comunicación. No reemplazan la conversación humana, pero sí la potencian y le dan un marco de referencia claro.

Por ejemplo, al pensar en los pasos de la guía, un software como este ofrece soporte en cada etapa:

• Preparación y especificidad: El módulo de Evaluación de Desempeño permite establecer metas claras desde el principio, ya sea a través de la Evaluación por Objetivos o la
  Evaluación por Competencias. Esto asegura que el feedback no se base en opiniones vagas, sino en métricas y comportamientos definidos previamente. La conversación deja de ser subjetiva.
• Un diálogo más rico: La funcionalidad de Feedback 360 grados es perfecta para ampliar la perspectiva, tal como mencionaba antes. Permite que el feedback sea una vía de múltiples sentidos, recopilando información valiosa de todo el entorno del colaborador y haciendo el proceso más democrático y justo.
• Equilibrio y seguimiento: Un buen feedback debe ser equilibrado. HTIS permite registrar no solo las:
  Llamadas de Atención , sino también las
  Notas de Felicitación. Todo esto se consolida en el
  Expediente digital del colaborador, creando un historial completo y accesible que evita el sesgo de la memoria reciente.
• Transparencia y empoderamiento: A través del Portal de Autogestión, los empleados pueden tener un rol activo en su propio desarrollo. Pueden visualizar los resultados de sus evaluaciones y dar seguimiento a sus procesos. Esta transparencia es clave para construir la confianza necesaria para que el feedback sea bien recibido.
• Del feedback a la acción: Quizás lo más importante es que el sistema conecta el feedback con el crecimiento. Si una evaluación revela una necesidad de mejora, el Módulo de Evaluación de Desempeño, tiene una sección donde se identifica la brecha hasta la planificación de las acciones para superarla.

Al final, dar y recibir feedback siempre tendrá un componente de valentía y empatía que ninguna tecnología puede reemplazar. Pero contar con las herramientas adecuadas sin duda nos ayuda a practicar este arte con más confianza, justicia y, sobre todo, con un enfoque genuino en el crecimiento de nuestra gente. Y eso, en mi opinión, es algo por lo que vale la pena esforzarse.