Tecnologías para el control de horarios y turnos

Tecnologías para el control de horarios y turnos

by | Nov 20, 2020 | blog Talento Humano y Nómina

Hoy en día el crecimiento exponencial de las empresas, instituciones gubernamentales e instituciones educativas en su fuerza laboral, ha incrementado la necesidad de mejorar los controles internos, tanto para los accesos de cada empleado como para llevar un mejor control en los conteos y costos de horas laboradas:

Esto ha permitido que el departamento de Recursos Humanos también tenga un crecimiento, no solo de personal sino de trabajo y esfuerzo, lo que trae la necesidad de búsquedas de agilización de procesos por medio de distintos sistemas y optimización de trabajo del departamento de recursos humanos.

Control de ingreso de los colaboradores

Marcaje 01Muchas empresas llevan sus controles en las entradas de las garitas principales utilizando hojas de papel donde cada colaborador debe firmar y colocar su hora de ingreso. El problema con este tipo de control es que esas hojas pueden llegar a extraviarse provocando una pérdida irrecuperable de dicha información, así también implican un trabajo bastante manual y tedioso para las personas que deben tabular estos datos en hojas electrónicas, para luego poder realizar sus análisis respectivos de los distintos tipos de horas laboradas por los empleados.

Existen otras empresas que han implementado sistemas de lectura para carnets, pero con este método es probable que puedan suscitarse los siguientes inconvenientes:

  • Entre compañeros de trabajo pueden intercambiar los carnets, no logrando asegurar que la persona que hace el registro es la dueña del mismo
  • Los carnets también pueden ser extraviados, lo que implicaría que el empleado no pudiera ingresar para realizar sus labores y que tenga que pasar por un proceso para reposición, que en algunos casos puede llevar un costo que deberá ser pagado por el empleado
  • Un carnet extraviado también deja abierta una brecha para que personas agendas a la compañía hagan uso inadecuado de él
  • El empleado olvida el carnet para poder ingresar a sus labores diarias y se ve en la necesidad de solicitar un pase especial para el día

Como vemos en estos casos se tiene información poco confiable y exacta, se elevan los costos para tener personas que controlen estas tareas y no se cuenta con históricos a los cuáles pueda acceder fácilmente.

Relojes biométricos

Una de las soluciones disponibles en el mercado y que cada día incrementa su adquisición es el uso de relojes biométricos. Estos permiten la lectura de la huella dactilar de cada empleado, o bien, el reconocimiento de voz o rasgos faciales. En el caso de lectores de huella este proceso se hace posible mediante el uso de un lector que asocia la información de los puntos característicos de cada huella, con una plantilla previamente guardada en la memoria del equipo; entonces, permite determinar si el usuario posee permiso para ingresar al trabajo o no.

El reloj lector de huella dactilar registra el horario y la fecha en que hace la marcación. Su mayor ventaja es que imposibilita el fraude, ya que un empleado no puede marcar por otro. Porque cada huella dactilar es un rasgo biométrico muy particular e irrepetible.

Marcaje 02

Beneficios de utilizar tecnologías especializadas

Un punto importante a mencionar es que la inversión en tecnologías biométricas puede llegar a ser elevado, ya que se necesitará la inversión en dispositivos y a su vez de software especializado que permita la administración del mismo. Sin embargo, esta inversión se verá retornada en poco tiempo incurriendo únicamente en gastos por mantenimiento. Y en poco tiempo también la empresa se beneficiará de la siguiente manera:

  • Reducción de fraudes internos y falsificación de identidad
  • Mejora de la imagen corporativa de la compañía con la implementación de tecnologías a la vanguardia
  • Comodidad en el trabajo al facilitar el acceso
  • Agilización de los procesos de marcación con la reducción de tiempos de espera entre empleados al marcar
  • Mejora de la seguridad tanto de la información como de los empleados

En el mercado existen muchos softwares especializados, pero hoy quiero recomendar el sistema de marcaje de HTIS y algunas ventajas de este:

Horarios:

Configuración de horarios para cada uno de los grupos conformados por los colaboradores. Se pueden configurar días laborales, días festivos y días de descanso. Permite también el manejo de holguras de entrada y salida, así como la delimitación del máximo y mínimo de horas extras.

Grupos de personal:

Definición de grupos de rotación para cada uno de los empleados.

Frecuencias:

Configuración de frecuencias, permitiendo la definición a detalle del comportamiento de cada día, según los horarios y grupos de rotación parametrizados.

Carga de Marcas:

Alimentación masiva de las marcas proporcionadas por relojes biométricos o cualquier otro dispositivo de control, ya sea que el reloj cuente con la clasificación de entradas o salidas o bien que no cuente con esta opción. HTIS es capaz de determinar dicha clasificación basada en horarios específicos asignados a los distintos grupos de rotación de los empleados.

Cálculo de tiempos:

Cálculo de tiempos exactos y precisos por tipo de hora laborada para cada uno de los empleados, que puede alimentar automáticamente el sistema HTIS Nómina.

Análisis de información:

Facilidad de visualizar y analizar las marcas de los colaboradores, combinadas con las acciones de personal, tales como: permisos laborales, días a cuenta de vacaciones, feriados y asuetos. Con esta información se puede visualizar la trazabilidad de las acciones de cada colaborador dentro de un período específico.

2020 11 16 Marcaje HTis

Espero haber aportado soluciones y nuevos horizontes para su labor en la gestión del talento humano y principalmente en el control de los horarios de los colaboradores.

Lo más importante para Visual K es que conozcan las nuevas tecnologías, se beneficien de la transformación digital y que nos permitan ser socios estratégicos de sus empresas.

Ha sido un gusto tener este tiempo con ustedes.