En mi trayectoria profesional, he tenido el privilegio de recorrer el espectro completo de la gestión de activos, desde el trabajo de campo, con las manos cubiertas de grasa, hasta la planificación estratégica en salas de juntas. He visto evolucionar las prácticas, y he observado cómo algunas organizaciones se aferran a metodologías que, si bien fueron efectivas en su momento, hoy representan un lastre para la competitividad y la eficiencia.

Es comprensible. Existe un cierto orgullo en mantener una operación funcionando con métodos probados y un equipo experimentado que conoce cada máquina como la palma de su mano. Sin embargo, el entorno industrial actual, impulsado por la digitalización, la presión sobre los costes y la necesidad de una agilidad sin precedentes, nos obliga a una reflexión profunda y honesta: ¿Nuestra confiabilidad operativa es el resultado de una estrategia deliberada y moderna, o la alcanzamos a pesar de una estrategia anclada en el pasado?

Este no es un ejercicio para descartar la valiosa experiencia acumulada, sino para potenciarla. Se trata de analizar si nuestras herramientas y enfoques están a la altura de los desafíos del presente y, más importante aún, si nos preparan para el futuro.

El Espejismo de la Comodidad: Cuando “Si no está roto, no lo arregles” se Convierte en un Riesgo

La frase “si no está roto, no lo arregles”. Representa una mentalidad pragmática, enfocada en la acción inmediata. El problema surge cuando esta filosofía se convierte en la estrategia dominante. No se trata de una falla catastrófica que detiene la producción de la noche a la mañana, sino de una erosión lenta y silenciosa de la eficiencia.

Este estancamiento se manifiesta como una cultura de “apagar incendios”. Los equipos corren de una emergencia a otra, los técnicos se convierten en héroes por resolver la crisis del día, y la gerencia ve actividad constante, confundiéndola con productividad. La adrenalina de la urgencia puede ser adictiva, pero es un indicador de que operamos en un ciclo reactivo, no en uno proactivo. El coste real no está solo en la reparación, sino en el tiempo de inactividad no planificado, la calidad comprometida y el estrés organizacional perpetuo.

Señales Inequívocas de una Estrategia Anclada en el Pasado

Identificar que una estrategia ha quedado obsoleta requiere una mirada crítica a nuestras operaciones diarias. A continuación, presento algunas señales que, en mi experiencia, son claros indicadores de que es momento de una actualización.

La Pizarra y el Excel como Centro de Mando

El epicentro de la planificación del mantenimiento revela mucho sobre su madurez. Si las órdenes de trabajo se asignan en una pizarra, se gestionan en hojas de cálculo de Excel y los historiales de los activos son una colección de carpetas físicas o archivos dispersos en diferentes ordenadores, estamos ante el primer gran síntoma.

Esta metodología crea silos de información. El planificador tiene su versión de la realidad, el técnico en campo tiene otra, y el gerente de finanzas una completamente diferente. La falta de una fuente única de verdad impide cualquier tipo de análisis serio sobre costes, frecuencias de falla o rendimiento de los equipos. Es imposible optimizar lo que no se puede medir de forma centralizada y consistente.

Mantenimiento Reactivo: El Héroe del Día a Día

Observe la dinámica de su equipo. ¿La mayor parte del tiempo se dedica a reparaciones urgentes e imprevistas? ¿Los técnicos más valorados son aquellos que solucionan las averías más complejas bajo presión? Si la respuesta es afirmativa, es probable que la organización esté atrapada en el nivel más básico del mantenimiento.

El mantenimiento reactivo, o correctivo, siempre tendrá su lugar, pues las fallas inesperadas ocurren. Sin embargo, cuando representa más del 50% de las actividades, indica una ausencia de planificación preventiva y predictiva. Estamos permitiendo que los activos dicten nuestro ritmo de trabajo, en lugar de gestionar su ciclo de vida de manera controlada.

Decisiones Basadas en la “Experiencia” en Lugar de los Datos

La intuición y la experiencia de un técnico veterano son invaluables. Saben “escuchar” una máquina e identificar un problema antes de que sea evidente. El riesgo radica en depender exclusivamente de este conocimiento subjetivo para tomar decisiones estratégicas.

Pregúntese: ¿Cómo decidimos qué activos necesitan una revisión mayor? ¿En qué basamos la frecuencia de las inspecciones? ¿Cómo justificamos la sustitución de un equipo? Si las respuestas se basan en frases como “siempre lo hemos hecho así” o “creo que ya le toca”, en lugar de análisis de MTBF (Tiempo Medio Entre Fallas), análisis de criticidad o historiales de costes, estamos operando a ciegas.

El Inventario de Repuestos: Entre el “Por si Acaso” y el “No Hay”

Un almacén de repuestos desorganizado es un reflejo directo de una estrategia de mantenimiento deficiente. Los síntomas son claros: estantes llenos de piezas que no se han usado en años (capital inmovilizado) y, al mismo tiempo, la frustración de no tener una pieza crítica cuando ocurre una avería, lo que prolonga el tiempo de inactividad.

Una gestión moderna de materiales busca optimizar los niveles de inventario para equilibrar el coste de almacenamiento con el riesgo de desabastecimiento. Esto implica un análisis de la demanda, la criticidad de las piezas y una integración total entre las necesidades del mantenimiento y las compras.

El Conocimiento se Jubila con las Personas

Una de las mayores amenazas para las organizaciones con estrategias anticuadas es la fuga de conocimiento. Cuando los procedimientos de reparación, los historiales de fallas y las soluciones a problemas complejos residen únicamente en la memoria de los empleados más experimentados, la empresa se vuelve vulnerable. Cada jubilación es una pérdida irrecuperable de capital intelectual.

Las estrategias modernas buscan institucionalizar este conocimiento. Crean un sistema donde los procedimientos se documentan, los historiales se registran digitalmente y las lecciones aprendidas se convierten en parte del acervo de la organización, accesibles para todos, desde el técnico novato hasta el ingeniero de confiabilidad.

El Salto Cuántico: Cómo Impulsar tu Estrategia hacia el Siglo XXI

Modernizar la gestión del mantenimiento no es un proyecto de un día para otro, sino un cambio de mentalidad y un proceso evolutivo. Implica adoptar nuevas metodologías y herramientas que nos permitan pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico y basado en el riesgo.

De la Reacción a la Proyección: La Pirámide de los Tipos de Mantenimiento

La evolución del mantenimiento se puede visualizar como una pirámide. Cada nivel se construye sobre el anterior, aumentando la eficiencia y el control:

• Mantenimiento Correctivo: La base. Se actúa solo cuando el activo falla. Es el más costoso e disruptivo.
• Mantenimiento Preventivo: El primer gran paso. Se realizan intervenciones basadas en el tiempo o el uso (horas de operación, kilómetros, etc.) para reducir la probabilidad de falla.
• Mantenimiento Basado en la Condición (CBM) / Predictivo: Un salto cualitativo. Se utilizan técnicas de monitoreo (vibraciones, termografía, análisis de aceite) para detectar signos tempranos de degradación y actuar sólo cuando es necesario.
• Mantenimiento Prescriptivo: La cima de la pirámide. Utiliza inteligencia artificial y análisis avanzado no solo para predecir una falla, sino para recomendar una serie de acciones óptimas para mitigarla, considerando el impacto en la producción, los costes y los recursos.

El objetivo es invertir la mayor parte de nuestros recursos y esfuerzos en los niveles superiores de esta pirámide, utilizando los tipos de mantenimiento más avanzados para gestionar nuestros activos más críticos.

El Ecosistema Digital: El CMMS y el EAM como Sistema Nervioso Central

La transición de la pizarra y el Excel a un sistema digital es fundamental. Un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) es el primer paso para organizar las órdenes de trabajo y la planificación. Sin embargo, la verdadera transformación llega con un sistema de Gestión de Activos Empresariales (EAM).

Un EAM es una plataforma integral que va más allá del mantenimiento. Se convierte en el sistema nervioso central de la gestión de activos, proporcionando una visión de 360 grados que conecta las operaciones de mantenimiento con los objetivos financieros y estratégicos de la empresa.

Hablar el Lenguaje de los Activos: Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

Para gestionar algo, primero hay que medirlo. La implementación de KPIs es esencial para pasar de decisiones basadas en la intuición a decisiones basadas en datos. Algunos de los indicadores fundamentales son:

• Tiempo Medio Entre Fallas (MTBF): Mide la confiabilidad de un activo.
• Tiempo Medio para Reparar (MTTR): Mide la eficiencia en la restauración de un activo tras una falla.
• Efectividad General del Equipo (OEE): El estándar de oro que combina disponibilidad, rendimiento y calidad.
• Coste de Mantenimiento sobre el Valor de Reemplazo del Activo (RAV): Ayuda a decidir si es más rentable reparar o reemplazar.
• Cumplimiento del Mantenimiento Preventivo (PMC): Mide qué tan bien nos adherimos a nuestro plan.

Estos KPIs, visualizados en paneles de control, nos permiten identificar tendencias, justificar inversiones y demostrar el valor del departamento de mantenimiento al resto de la organización.

La Gestión de Activos como Estrategia de Negocio (ISO 55001)

El último paso en la madurez del mantenimiento es dejar de pensar en “mantener equipos” y empezar a pensar en “gestionar activos para generar valor”. La norma ISO 55001 proporciona un marco para lograr esto.

No es solo un manual de procedimientos; es una filosofía de gestión que alinea el manejo de los activos físicos con los objetivos estratégicos de la organización. Se enfoca en el análisis de riesgos, la toma de decisiones basada en el ciclo de vida completo del activo y la mejora continua. Adoptar sus principios eleva la función de mantenimiento a un nivel estratégico, convirtiéndola en un motor de rentabilidad y no solo en un centro de costes.

La Conexión Tecnológica: Más Allá de la Digitalización de Órdenes de Trabajo

La modernización actual está intrínsecamente ligada a la tecnología. Las herramientas emergentes están redefiniendo lo que es posible en la gestión de activos:

• Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (Machine Learning): Son el cerebro detrás del mantenimiento prescriptivo. Analizan enormes volúmenes de datos históricos y en tiempo real para encontrar patrones de falla que son invisibles para el análisis humano.
• Internet Industrial de las Cosas (IIoT): Sensores de bajo coste conectados a la red que recopilan datos de condición (temperatura, vibración, presión) de forma continua, alimentando los modelos predictivos sin necesidad de inspecciones manuales.
• Inspecciones con Drones: Para activos de gran tamaño, en altura o en entornos peligrosos (líneas eléctricas, techos, tanques de almacenamiento), los drones equipados con cámaras térmicas o de alta resolución reducen el riesgo para el personal y agilizan las inspecciones.
• Movilidad y Realidad Aumentada (RA): Las aplicaciones móviles ponen toda la información del EAM en manos de los técnicos en el campo. La RA puede superponer instrucciones, diagramas o datos de sensores sobre la visión del equipo real, guiando al técnico en reparaciones complejas o permitiendo la asistencia remota de un experto.
• Modelado de Información de Construcción (BIM): Para instalaciones complejas, los modelos 3D inteligentes (BIM) proporcionan una visualización inmersiva de la infraestructura, permitiendo una planificación más eficaz de las inspecciones y una mejor comprensión de las relaciones espaciales entre los activos.

La Solución Integral con HxGN EAM

Dar el salto hacia una estrategia de mantenimiento del siglo XXI requiere una base tecnológica robusta y escalable. En este contexto, una solución como HxGN EAM (anteriormente Infor EAM) se posiciona como una herramienta estratégica diseñada para catalizar esta transformación. No se trata solo de un CMMS, sino de una plataforma de gestión de activos empresariales que aborda directamente los desafíos que hemos discutido.

• Gestión Estratégica del Rendimiento de Activos (APM): Para superar el ciclo reactivo, HxGN EAM ofrece módulos avanzados de APM. Con funcionalidades como las plantillas de Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad (RCM) y la mitigación de modos de falla, permite a las organizaciones analizar y reducir sistemáticamente el riesgo de los activos críticos, pasando de la reacción a la prevención informada.
• Movilidad Total con Digital Work: Para eliminar la dependencia de la pizarra y el Excel, la aplicación móvil HxGN EAM Digital Work pone el poder del sistema en el campo. Los técnicos pueden acceder a órdenes de trabajo, historiales, listas de verificación, manuales y registrar su trabajo en tiempo real, asegurando que los datos sean precisos y estén disponibles al instante para toda la organización.
• Planificación de Inversiones Basada en Datos (AIP): Para reemplazar las decisiones basadas en la intuición, el módulo de Planificación de Inversiones en Activos (Asset Investment Planning – AIP) utiliza la ciencia de datos para ayudar a las empresas a crear planes estratégicos a largo plazo. Analiza escenarios de financiación y riesgo para determinar la forma óptima de invertir el capital en la renovación o sustitución de activos, asegurando que las decisiones más costosas estén respaldadas por datos sólidos.
• Visibilidad Profunda con Integración GIS y BIM: HxGN EAM se integra de forma nativa con Sistemas de Información Geográfica (GIS) para visualizar activos dispersos como tuberías o redes eléctricas en un mapa, y con OpenCAD BIM para navegar modelos 3D de las instalaciones. Esto proporciona un contexto sin precedentes, conectando el registro de datos del activo con su ubicación y entorno físico real.
• Optimización del Inventario: El módulo de gestión de materiales de HxGN EAM está diseñado para resolver el dilema del almacén. Permite determinar los niveles de stock correctos, automatizar las solicitudes de compra y analizar el uso para minimizar el capital inmovilizado y evitar la falta de repuestos críticos.

Conclusión

Modernizar nuestra estrategia de mantenimiento no significa renunciar a la experiencia que nos ha traído hasta aquí. Significa honrar esa experiencia dándole las herramientas y metodologías que merece para enfrentar los desafíos de un mundo cada vez más complejo y competitivo.

El camino implica un compromiso con el cambio, una inversión en tecnología y, sobre todo, una evolución en nuestra forma de pensar: de ser reparadores de máquinas a ser gestores de valor. El objetivo final no es solo arreglar las cosas más rápido, sino construir operaciones más resilientes, eficientes y, en última instancia, más rentables. La pregunta que debemos hacernos no es si podemos permitirnos modernizar, sino si podemos permitirnos no hacerlo.